Kế toán bán hàng là gì? 12 đầu mục bạn cần biết

Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong quá trình kế toán của một doanh nghiệp. Với công việc này, kế toán có nhiệm vụ đảm bảo rằng việc hạch toán đầy đủ. Yêu cầu quan trọng   hơn là hỗ trợ cho quy trình kinh doanh diễn ra thuận lợi và có hiệu quả. 

 

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là một công việc của hệ thống kế toán doanh nghiệp, giúp ghi nhận và xác định các giao dịch liên quan đến việc bán hàng hóa và dịch vụ. 

Kế toán bán hàng là quá trình thu thập, phân loại và ghi nhận thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của một công ty. 

Điều này bao gồm việc theo dõi các giao dịch bán hàng, lưu trữ thông tin về khách hàng, theo số lượng hàng đã bán và cập nhật các báo cáo tài chính liên quan đến doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.

Để hiểu rõ hơn về kế toán bán hàng, dưới đây là một số điểm bắt buộc cần biết:

1. Ghi nhận doanh thu: Kế toán bán hàng phải ghi nhận chính xác số tiền doanh thu từ các giao dịch bán hàng, bao gồm cả tiền mặt và tiền tín dụng.

2. Lưu trữ thông tin khách hàng: Kế toán bán hàng cần cập nhật thông tin về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email. Điều này giúp công ty tương tác và duy trì mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả.

3. Quản lý hàng tồn kho: Kế toán bán hàng cần liên tục kiểm soát số lượng hàng tồn kho để đảm bảo rằng công ty không mất điều kiện kinh doanh và tránh việc lỗi hóa đơn.

4. Xử lý đơn hàng: Kế toán bán hàng phải xác nhận và ghi nhận đơn hàng từ khách hàng vào hệ thống, theo dõi quá trình xử lý và gửi hàng.

5. Xử lý thanh toán: Kế toán bán hàng phải ghi nhận và kiểm tra việc thanh toán từ khách hàng, bao gồm việc xác nhận các phương thức thanh toán, theo dõi số dư nợ và cập nhật hình thức thanh toán.

6. Chi phí bán hàng: Kế toán bán hàng cần ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, bao gồm mua hàng, quảng cáo và chi phí vận chuyển.

7. Báo cáo tài chính: Kế toán bán hàng cần cung cấp thông tin liên quan đến doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động bán hàng để tạo ra các báo cáo tài chính.

8. Điều chỉnh tài khoản: Kế toán bán hàng có thể cần điều chỉnh các tài khoản liên quan đến hoạt động bán hàng để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.

9. Kiểm tra và giám sát: Kế toán bán hàng cần thường xuyên kiểm tra và giám sát quy trình bán hàng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

10. Tuân thủ quy định pháp lý: Kế toán bán hàng phải tuân thủ các quy định và quyền lực pháp lý liên quan đến hoạt động bán hàng và báo cáo tài chính.

11. Sử dụng công cụ kế toán: Kế toán bán hàng cần sử dụng các công cụ kế toán để theo dõi và quản lý thông tin bán hàng.

12. Liên kết với các bộ phận khác: Kế toán bán hàng cần liên kết với các bộ phận khác như bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất và bộ phận tài chính để đảm bảo sự hài hòa trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về kế toán bán hàng. Hiểu rõ về quy trình này sẽ giúp bạn nắm bắt được quy trình kinh doanh và thể hiện vai trò quan trọng của kế toán trong tổ chức.

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là ghi nhận các giao dịch mua bán, quản lý số liệu khách hàng hay xuất nhập kho mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Một số điểm quan trọng mà bạn cần biết khi làm kế toán bán hàng bao gồm: 

1. Xác định và báo cáo doanh số bán hàng, doanh thu và lợi nhuận từ việc kinh doanh.
2. Quản lý các hệ thống hàng tồn kho và tổng cộng để đảm bảo không có sự mất mát hay lỗ lãi.
3. Thực hiện kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các hồ sơ và tài liệu ghi chép về bán hàng.
4. Đảm bảo việc thu nợ từ khách hàng được thực hiện một cách kịp thời và hiệu quả.
5. Tham gia vào việc lập kế hoạch kinh doanh và dự toán bán hàng cho các chu kỳ thời gian cụ thể.
6. Tương tác với các bộ phận khác trong công ty như kinh doanh, marketing và tổ chức để đảm bảo thông tin kế toán liên quan được cung cấp đầy đủ và chính xác. 

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh của một công ty. 

Chính vì vậy, việc hiểu và áp dụng công việc này một cách chính xác và linh hoạt là điều mà mọi doanh nghiệp cần quan tâm.

Thứ nhất, kế toán bán hàng đóng vai trò quản lý và theo dõi quá trình bán hàng của doanh nghiệp. 

Bằng cách ghi nhận và phân tích thông tin về doanh thu, hàng tồn kho, chi phí quảng cáo... kế toán bán hàng giúp cho công ty hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của mình.

Thứ hai, kế toán bán hàng đóng vai trò trong việc tính và xác định giá bán sản phẩm. 

Bằng cách nắm bắt được thông tin về giá thành sản phẩm, lợi nhuận mong muốn và thị trường cạnh tranh, kế toán bán hàng có thể đưa ra mức giá hợp lý nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.

Thứ ba, kế toán bán hàng cũng phụ trách việc lập kế hoạch bán hàng và dự trù doanh thu cho công ty. 

Bằng cách phân tích dữ liệu quá khứ và định hướng tương lai, kế toán bán hàng có thể đưa ra kế hoạch bán hàng hiệu quả, giúp công ty đạt được mục tiêu doanh số đã đề ra.

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn có nhiều nhiệm vụ khác như đảm bảo sự tương thích và chuẩn xác của thông tin về doanh số bán hàng, lưu trữ và bảo mật dữ liệu,

 đưa ra các biện pháp cải tiến quy trình bán hàng, tăng cường điều tra thị trường và khám phá các cơ hội mới.
 

Kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng của kế toán bán hàng

Kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình quản lý bán hàng. 

Để đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số và tăng trưởng, các nhân viên kế toán bán hàng cần kiểm tra và đánh giá hiệu quả của các hoạt động bán hàng đã triển khai. 

Đầu tiên, kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng đòi hỏi việc xác định các chỉ tiêu kinh doanh đã được đặt ra và so sánh với kết quả thực tế. 

Các chỉ tiêu này bao gồm doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, số lượng đơn hàng, doanh thu và lợi nhuận. 

Bằng cách so sánh các chỉ tiêu này, người kế toán bán hàng có thể đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng và xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong chiến lược kinh doanh.

Thứ hai, kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng cũng bao gồm việc đánh giá các hoạt động tiếp thị và quảng bá thương hiệu.

 Các nhân viên kế toán bán hàng cần xác định xem các hoạt động này đã được triển khai theo đúng kế hoạch hay chưa. 

Thứ ba, kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng cũng liên quan đến việc đảm bảo đúng quy trình bán hàng. Các nhân viên kế toán bán hàng cần xác định xem các qui trình bán hàng đã được tuân thủ đúng cách hay chưa. 

Ngoài ra, việc kiểm tra việc thực hiện các chính sách về giá cũng là một yếu tố quan trọng trong kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng.

Kiểm tra triển khai kế hoạch bán hàng không chỉ giúp người kế toán bán hàng xác định hiệu quả của hoạt động bán hàng, mà còn tạo cơ hội để cải thiện và điều chỉnh chiến lược kinh doanh. 

Kiểm tra hạch toán các khoản doanh thu, chi phí bán hàng phát sinh

Tổng hợp, kiểm tra, hạch toán các khoản doanh thu, chi phí bán hàng phát sinh là hoạt động quan trọng trong quá trình kế toán bán hàng. 

Để đảm bảo sự chính xác và minh bạch, kế toán bán hàng cần phải thực hiện việc xác định các khoản thu, chi phí bán hàng và hạch toán chúng vào hệ thống kế toán của tổ chức. 
 

Theo dõi phần tiền về và công nợ phải thu

Theo dõi tiền và công nợ phải thu là một phần quan trọng của công việc kế toán bán hàng. 

Để đảm bảo rằng doanh nghiệp không mất kiểm soát về việc thu tiền từ khách hàng, kế toán cần phải đảm bảo rằng thông tin về công nợ đều được cập nhật và kiểm tra định kỳ. 

Lập các báo cáo và sổ kế toán bán hàng

Lập các báo cáo bán hàng, sổ kế toán là một phần quan trọng của công việc kế toán bán hàng. 

Điều này giúp giám đốc hay quản lý bán hàng có thể biết được tình hình doanh số bán hàng của công ty mình như thế nào, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp. 

Một trong những báo cáo quan trọng là báo cáo doanh số bán hàng. Báo cáo này cho biết số lượng và giá trị các sản phẩm đã được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. 

Thông qua báo cáo này, các nhân viên kinh doanh có thể biết được mức độ thành công của công ty và điều chỉnh các chiến lược bán hàng. 

Đồng thời, giám đốc cũng có thể theo dõi tình hình doanh số để có các quyết định kịp thời về sản xuất và cung ứng hàng hóa. 

Sổ kế toán cũng là một phần quan trọng không thể thiếu trong kế toán bán hàng. Sổ kế toán là một công cụ để ghi chép và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến doanh thu và chi phí bán hàng của công ty. 

Nhờ sổ kế toán, nhân viên kế toán có thể biết được doanh thu ghi nhận từ việc bán hàng, chi phí liên quan đến việc tiếp thị, quảng cáo, vận chuyển và bán hàng.

 

Mô tả công việc kế toán bán hàng

Mô tả công việc kế toán bán hàng cũng bao gồm quản lý các hóa đơn bán hàng.

 Trong quá trình làm việc, kế toán bán hàng cần phải tổ chức, kiểm tra và cập nhật thông tin về doanh số bán hàng, lợi nhuận, và tình hình tồn kho hàng tháng. 

Họ cũng cần phải theo đuổi công nợ và thanh toán từ khách hàng một cách kỹ lưỡng để đảm bảo rằng công ty không mất tiền mặt không cần thiết.
 

Công việc hằng ngày

Công việc kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu, ghi sổ sách, hay làm báo cáo tài chính. Đối với người mới bước vào lĩnh vực này, có một số điểm bắt buộc cần biết để thực hiện công việc hiệu quả. 

Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa

 Để đảm bảo thông tin về giá bán và số lượng hàng hóa là chính xác, kế toán cần phải liên tục kiểm tra và cập nhật dữ liệu trong hệ thống. 

Việc này giúp các bộ phận khác trong công ty như marketing, sale, hoặc sản xuất có thể tham khảo để đưa ra quyết định hợp lý trong kế hoạch kinh doanh. 

Lập và xuất hóa đơn, lập các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

Lập hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng là một phần quan trọng trong công việc của người kế toán bán hàng. 

Để thực hiện được nhiệm vụ này, người kế toán cần lưu ý và hiểu rõ một số yêu cầu cơ bản.

1. Hóa đơn: Hóa đơn là công cụ thể hiện một giao dịch mua bán giữa công ty và khách hàng. 

Bạn cần biết cách lập hóa đơn chính xác, ghi đúng thông tin, đảm bảo tính pháp lý và thuế.

2. Chứng từ bán hàng: Đây là các tài liệu ghi chép, chứng minh việc bán hàng như: giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu bán hàng, biên bản giao nhận hàng hóa,... 

Bạn cần nắm rõ các loại chứng từ này, biết cách điền đầy đủ và chính xác thông tin.

3. Thông tin cần bổ xung: Khi lập hóa đơn và các chứng từ liên quan, bạn cần ghi đầy đủ thông tin như: thông tin về bên mua, bên bán, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, hình thức thanh toán, thời gian giao hàng,...

4. Đảm bảo tính chính xác: Lập hóa đơn và chứng từ bán hàng đòi hỏi tính chính xác cao. 

Bạn cần kiểm tra lại từng thông tin trước khi xuất bản. Sai sót trong hóa đơn và chứng từ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình kế toán và quản lý tài chính của công ty.
 

Tham gia kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

Để thực hiện công việc này, kế toán cần phải tham gia vào quy trình kiểm kê định kỳ hàng hóa trong kho. 

Thông thường, kiểm kê hàng hóa được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo rằng mọi thông tin đều được cập nhật và kiểm tra kỹ lưỡng. 

Sau đó, kế toán sẽ cập nhật số liệu về số lượng tồn kho, giá trị hàng tồn kho và các chi phí liên quan khác như chi phí vận chuyển, bảo quản hàng hóa.

Theo dõi, kiểm tra tình hình công nợ bán hàng

Theo dõi, kiểm tra tình hình công nợ bán hàng là một trong những điểm bắt buộc cần biết trong việc kế toán bán hàng. Công việc này giúp bạn nắm bắt được trạng thái của công nợ bán hàng, từ đó đưa ra các phương án xử lý phù hợp.

Công việc hằng tháng

Công việc hằng tháng trong kế toán bán hàng cũng bao gồm việc theo dõi và cập nhật các thông tin về khách hàng, sản phẩm, chiết khấu, giá cả và doanh số bán hàng. 

Ngoài ra, công việc hàng tháng của kế toán bán hàng còn gồm việc chuẩn bị các báo cáo tổng hợp về doanh số bán hàng, lợi nhuận, biến động giá cả, cũng như cân đối số liệu với các phòng ban khác như kế toán tổng hợp, kế toán quản trị. 

Công việc hằng tháng của kế toán bán hàng không chỉ dừng lại ở việc lập các báo cáo bán hàng và sổ kế toán. 

Ngoài những nhiệm vụ này, kế toán bán hàng còn có nhiều thông tin bổ xung quan trọng để đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ của phòng bán hàng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Công việc cuối kỳ

Công việc cuối kỳ trong kế toán bán hàng là quy trình kiểm tra và cập nhật thông tin bổ xung vào hệ thống. 

Trong giai đoạn này, kế toán viên cần xem xét các hợp đồng bán hàng đã thực hiện để đảm bảo rằng tất cả thông tin đã được nhập đúng và đủ.

 Họ cũng phải thực hiện việc kiểm tra lại số liệu tồn kho, theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng và xác nhận tồn tại của phiếu xuất hàng. 

Để hoàn thành công việc cuối kỳ một cách chính xác, kế toán viên cần phải kiên nhẫn, tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết..

Quy trình kế toán bán hàng:

Quy trình kế toán bán hàng thường gồm ba bước chính: 

Bước đầu tiên là xác định và ghi nhận doanh số bán hàng. Trong bước này, nhân viên kế toán sẽ thu thập thông tin về số lượng sản phẩm đã bán và giá bán của từng sản phẩm. 

Sau đó, họ sẽ tính toán tổng doanh số bán hàng, sau đó ghi nhận vào hệ thống kế toán của công ty để sử dụng cho các báo cáo tài chính.

Bước thứ hai là xử lý và phân loại doanh số bán hàng. 

Trong bước này, nhân viên kế toán sẽ kiểm tra và xác định các loại doanh số như doanh số bán sỉ, bán lẻ, doanh số từ dịch vụ hoặc các loại chiến lược bán hàng khác. 

Họ sẽ phân loại các loại doanh số này để đảm bảo việc báo cáo tài chính được chính xác và minh bạch.

Bước cuối cùng là báo cáo và kiểm tra doanh số bán hàng. 

Trong bước này, nhân viên kế toán sẽ chuẩn bị các báo cáo tài chính liên quan đến doanh số bán hàng như báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo kênh phân phối, báo cáo doanh số theo sản phẩm…

Với quy trình kế toán bán hàng đơn giản như vậy, các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý doanh số bán hàng một cách hiệu quả, giúp họ ra quyết định kinh doanh đúng đắn và phát triển bền vững theo thời gian.

Chứng từ kế toán bán hàng

Chứng từ kế toán bán hàng là những tài liệu chứng minh việc giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng. 

Để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quy trình kế toán bán hàng, các chứng từ này cần được lập và lưu trữ một cách cẩn thận.

Một số thông tin quan trọng trong chứng từ kế toán bán hàng bao gồm thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại; thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền; 

thông tin về các điều kiện giao hàng, thanh toán như hạn mức tín dụng, điều kiện vận chuyển, hình thức thanh toán. 

Việc quản lý chứng từ kế toán bán hàng đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp tăng cường tính minh bạch và minh nguyệt trong hoạt động kinh doanh. 

Đây là một phần quan trọng trong quy trình kế toán bán hàng và cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng bắt đầu từ việc ghi nhận thông tin bán hàng trên hóa đơn xuất kho, đơn hàng bán hàng hoặc phiếu bán hàng.

 Sau đó, các chứng từ này sẽ được kiểm tra và so sánh với thông tin trong bảng kê hàng hóa. 
 

Hạch toán kế toán bán hàng

Hạch toán kế toán bán hàng bao gồm việc ghi nhận doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, doanh thu và lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ. 

Việc hạch toán kế toán bán hàng giúp định rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó giúp quản lý và ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
 

Hệ thống sổ và các báo cáo kế toán bán hàng

Hệ thống sổ và các báo cáo kế toán bán hàng là thành phần quan trọng trong việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp. 

Đầu tiên, chúng ta cần biết về sổ chi tiết khách hàng, đây là nơi ghi chép các thông tin về danh sách khách hàng, các giao dịch bán hàng, và công nợ khách hàng. 

Sổ này thường được chia thành các cột tương ứng với tên khách hàng, các thông tin về hóa đơn, số tiền công nợ, và trạng thái thanh toán.

Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp thường tạo ra các báo cáo kế toán bán hàng. 

Báo cáo doanh thu bán hàng là một báo cáo được tạo ra theo chu kỳ (tháng, quý, năm) để ghi nhận tổng doanh thu từ các giao dịch bán hàng trong thời gian đó. 

Báo cáo này là một công cụ quan trọng giúp bạn đánh giá kết quả kinh doanh của mình và thể hiện mức độ thành công trong việc tiếp cận thị trường và thu hút khách hàng.

Ngoài báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng cũng được tạo ra để theo dõi các khoản nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp. 

Báo cáo này cung cấp thông tin về số tiền còn nợ của khách hàng, thời gian nợ, và trạng thái thanh toán. 

Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về việc thu tiền và quản lý công nợ của mình.
 

Kiến thức cần có tối thiểu của một kế toán bán hàng

Kiến thức cần có tối thiểu của một kế toán bán hàng cũng bao gồm việc hiểu rõ về quy trình bán hàng của doanh nghiệp. 

Kế toán bán hàng cần biết rõ về quy trình từ việc tiếp nhận đơn hàng, lập hóa đơn cho khách hàng, đến việc thực hiện giao hàng và thu tiền. 

Kỹ năng cần thiết của một kế toán bán hàng

Kỹ năng cần thiết của một kế toán bán hàng không chỉ là sự hiểu biết về các quy trình kế toán mà còn bao gồm khả năng giao tiếp tốt. 

Kế toán bán hàng cần có kỹ năng làm việc nhóm để phối hợp với các bộ phận khác nhau trong công ty như bộ phận sales, marketing và sản xuất.

 Họ cũng cần phải có khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc theo đúng tiến độ. 

Đồng thời, kế toán bán hàng cũng cần hiểu rõ về quy trình bán hàng và có khả năng phân tích dữ liệu để đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Chuyên mục khác:

Tiền điện tử

Đầu tư chứng khoán.

Phân tích kỹ thuật.

Với những kỹ năng trên, kế toán bán hàng sẽ có sự chuẩn bị tốt để làm việc hiệu quả và đạt được thành công trong lĩnh vực này.

Với vai trò quan trọng của kế toán bán hàng, hiểu và áp dụng các quy trình, chứng từ, hạch toán cũng như sử dụng hệ thống sổ và các báo cáo kế toán sẽ giúp bạn trở thành một kế toán bán hàng hiệu quả và đáng tin cậy.